体制・役割分担表(RACI)
説明
体制図は作るのに、どこまでが自社の責任かが曖昧なまま運用に入ります。RACI を作っても R(実行)と A(説明責任)の区別が付かず、両方に印を付けた表になっていることが多いです。★核は3つ。(1)Aは1つの作業に1人だけ … 数式で数えて、0人でも2人以上でも行が赤くなります。「みんなの責任」は誰の責任でもありません。R(実行)が0人の行も赤——実際に誰もやらない作業がそこに出ます。(2)同じ作業でも構築時と運用後で担当が変わる … フェーズごとに行を分けて両方書きます。1行にまとめると、引き渡した後に誰がやるのかが消えます。★記入例では「台帳の更新(運用後)」をわざとR不在にしてあります——運用に移ったあと最初に落ちるのがここで、半年後に台帳が実機と合わなくなります。(3)責任分界点を別シートで持つ … 「どこまでが自社か」は作業の割り振りとは別の話で、契約と障害時の切り分けに効きます。回線・電源・機器・OS・監視・バックアップ・データの領域ごとに、境界の証跡(ケーブル1本、サイン1枚、契約番号)まで書かせます。
使い方
★個人名ではなく役割で書いてください。担当者が交代しても表を書き直さずに済みます。個人名と連絡先は別紙で管理してください(この文書は広く配るので、回収できません)。★Aは1人だけ。RとAが同じ人なら「R/A」と書きます(判断そのものが作業の行)。★同じ作業が構築時と運用後で違うなら、行を分けて両方書いてください(黄色くなります)。監視の一次対応は、初期流動期間は自社、運用後は運用チーム、というように移ります。★会議体・連絡体制定義と突き合わせてください。会議体の「決める人」と、その会で扱う作業のAが食い違っていたら、どちらかが間違っています。★責任分界点は「そこから先は誰か」を必ず書いてください。自分の範囲だけ書くと、境界の向こう側が空白のままになり、障害時に誰も動きません。引き渡しの日で切り替わる分界点(監視・一次対応)は、切り替わる日を書き、その日に連絡体制も一緒に変えてください。C(相談)とI(報告)を書きすぎないでください。全員にIを付けると、本当に報告が要る人が埋もれます。
この型で検査する
記入済みのファイルをアップロードすると、この型の必須項目(体制・役割分担表の組込みルール)を満たしているか検査します。ファイルは保存されません。
関連するテンプレート
同じフェーズ(計画)や業界でよく使われている型です。
WBS・スケジュール表(Excel・ガントチャート自動描画)
進捗率を0/50/100%の3値に制限し、「90%が3週間続く」問題を防ぐWBS。先行タスクより先に始める計画、10営業日を超えるタスク、予定終了を過ぎた未完了タスクを数式で検出します(マクロ不使用)。ガントチャートは条件付き書式で自動描画。
プロジェクト計画書
「対象外事項」と「前提条件」を独立章として構造化した計画書。スコープクリープと後々の揉め事の大半は、ここの曖昧さから生まれます。★成功基準に「判定時期/判定者」、対象外事項に「理由/必要になった場合の扱い」、前提条件に「崩れたときの影響」の欄を設けました。管理方針は各領域で使う文書(WBS・課題管理表・リスク管理表など)まで決めます。
会議体・連絡体制定義
立ち上げで「週次定例は木曜10時」までは決めるのに、**その会で何を決められるのか**と**決まらなかったらどこへ上げるのか**が書かれないまま進みます。結果、同じ課題が毎週の定例に出続けます。★核は3つ。(1)会議体ごとに「決める人」を書かせる … 出席者を並べただけの表では、誰が決裁できるのか分かりません。決裁者が出ない会は報告会だと明示します。決める人が空の会は赤くなります。(2)決まらなかったときの上げ先を会議体IDで書かせる … 会議体どうしを繋ぎます。最終決定の場は「—」と書きます。ここを空欄にすると、決まらなかった課題の行き先が無くなります。(3)障害時の連絡を別シートにする … 平常時の会議体とは別物です。重要度と時間帯の組で経路を決め、**応答が無かった場合に何分で次へ行くか**まで書きます。★一次連絡先を個人の携帯にしないこと(1人が出ないと止まります)。報告物と提出先のシートもあり、どの文書をどの会にいつまでに出すかを対応させます。ここに出てこない文書は、作っても読まれません。
議事録テンプレート(基本形)
決定事項ファーストの議事録。読み手が最初に知りたい「決まったこと・宿題」を冒頭に置く構成です。定例会・顧客打合せに。
