ドキュメント管理台帳（納品物一覧）

文書は作った瞬間から古くなります。更新責任者を必須の列にして、空欄は赤くなります——「みんなで直す」は「誰も直さない」と同じだからです。最終更新日からの経過日数を数式で出し、1年以上更新されていない文書は赤、半年以上は橙。次回見直し日を過ぎた行も赤になります。納品の要否と納品日を分けて持つので、社内文書と納品物を同じ台帳で管理でき、「これは納品するのか」を毎回聞かずに済みます。版数・ファイル名・保管場所・権限の決めごとと、納品・受領記録つき。

更新責任者を必ず決めてください。作成者と更新責任者は分けて構いません（作った人が運用を続けるとは限りません）。最終更新日を書いてください。古い文書は「間違っているかもしれない」と扱われ、結局誰も見なくなります。保管場所は1か所に決めてください。同じ文書が2か所にあると、必ず古い方が使われます。日付をファイル名に入れないでください——版数と二重管理になり、必ずどちらかがずれます。「_最新」「_最終版」も禁止してください。最新かどうかは台帳の版数で判断します。納品・受領記録には版数まで書いてください。「基本設計書を提出した」だけでは、どの版を渡したかが後から分かりません。廃止した文書も行は残してください。