ドキュメント管理台帳（納品物一覧）
説明
文書は作った瞬間から古くなります。更新責任者を必須の列にして、空欄は赤くなります——「みんなで直す」は「誰も直さない」と同じだからです。最終更新日からの経過日数を数式で出し、1年以上更新されていない文書は赤、半年以上は橙。次回見直し日を過ぎた行も赤になります。納品の要否と納品日を分けて持つので、社内文書と納品物を同じ台帳で管理でき、「これは納品するのか」を毎回聞かずに済みます。版数・ファイル名・保管場所・権限の決めごとと、納品・受領記録つき。
使い方
更新責任者を必ず決めてください。作成者と更新責任者は分けて構いません（作った人が運用を続けるとは限りません）。最終更新日を書いてください。古い文書は「間違っているかもしれない」と扱われ、結局誰も見なくなります。保管場所は1か所に決めてください。同じ文書が2か所にあると、必ず古い方が使われます。日付をファイル名に入れないでください——版数と二重管理になり、必ずどちらかがずれます。「_最新」「_最終版」も禁止してください。最新かどうかは台帳の版数で判断します。納品・受領記録には版数まで書いてください。「基本設計書を提出した」だけでは、どの版を渡したかが後から分かりません。廃止した文書も行は残してください。
収録内容
全6シート。各シートに書いてあることは次のとおりです（ファイルの「目次」シートより）。
- 台帳文書一覧
- 納品物と社内文書。更新責任者と最終更新日で古さを検出
- 規約版数と保管
- 版数・ファイル名・保管場所・権限の決めごと
項目（10件）
版数の付け方・改訂履歴の書き方・版数を上げるタイミング・ファイル名の付け方・作業中のファイル・保管場所・過去の版・権限・書かないもの・納品しない文書
- 記録納品・受領記録
- いつ・どの版を・誰に渡し、誰が受け取ったか
この型で検査する
記入済みのファイルをアップロードすると、この型の必須項目（納品物一覧の組込みルール）を満たしているか検査します。ファイルは保存されません。
関連するテンプレート
同じフェーズ（納品・完了）や業界でよく使われている型です。
運用引継書
引き継ぎは「説明した」と「受け取った」がずれます。説明した側は終わったつもりで、受けた側は聞いていないと言う。項目ごとに説明日・説明者・受領者・受領日を持ち、両方そろって初めて1項目が完了する形にしました。完了率は数式で出るので「だいたい終わった」で引き渡せません。文書だけでなくアカウント・鍵・媒体・機器・契約書を数えて渡す資産シートと、引継時点の未解決事項を期限と責任者つきで残す残課題シートつき。
完了報告書
「無事完了しました」で終わる報告書が最も多く、そう書かれた瞬間に、残っているものが誰の担当でもなくなります。この型は3つを構造にしました。★プロジェクト計画書で決めた成功基準に1つずつ判定を付ける（照合しないなら計画書に書いた意味がありません）。★計画との差分を期間・費用・スコープの数字で書く（「おおむね計画どおり」は差分を書いていないのと同じ）。★残作業に「誰が・いつまでに・どこで管理するか」の3つを必ず書かせる。振り返りは「続けること／やめること／次に変えること」の3分類で、一般論を書く欄を作っていません。
議事録テンプレート（基本形）
決定事項ファーストの議事録。読み手が最初に知りたい「決まったこと・宿題」を冒頭に置く構成です。定例会・顧客打合せに。
課題管理表
「ボール（今どちらが持っているか）」と滞留日数で塩漬け課題を防ぐ課題管理表。完了条件・起票元の列つき。期限超過と記入漏れの自動色付け・プルダウン設定済み。